Récupérer des informations à partir d’un document PDF ou d’un DOI

Lorsque vous transférez un fichier vers HAL, ses métadonnées pourront être en partie importées automatiquement pour compléter la notice du dépôt, à partir :

• Des données contenues dans le fichier pdf lui-même
• Du DOI s’il est mentionné dans le fichier pdf ou si vous l’avez ajouté manuellement

Attention aux doublons ! Un message s’affiche en bas de page si HAL détecte que votre article est déjà présent dans l’archive ouverte. Cliquez sur la référence pour le vérifier.

Origine du document

Lors du dépôt d’un fichier, indiquez l’origine de ce dernier.

Les fichiers produits par et appartenant aux auteurs : preprint ou postprint d’un article, poster, diaporama, vidéo…

Les fichiers produits par et appartenant à l’éditeur :

• L’éditeur autorise le dépôt en archive ouverte : revues publiant les articles en Open acces
• Accord explicite de l’éditeur dans un contrat spécifique, par exemple pour un ouvrage ou un chapitre d’ouvrage
• Paiement de frais (APC : article processing charges) par une institution pour que l’article soit en Open access dès publication dans une revue habituellement sous abonnement

Format du fichier déposé

Indiquez le type de fichier déposé : document final, fichier source, données accompagnant un fichier principal...

Visibilité / embargo

Le paramétrage du délai d’embargo permet de définir la date autorisée pour une mise en ligne ultérieure du fichier du texte intégral de votre publication, dans le respect de la législation en vigueur. Il court à partir de la première diffusion en ligne de la version éditeur de l’article. C’est bien la première date de mise à disposition de l’article (online first par exemple), même en attente du rattachement à un volume ou numéro de revue, qui est retenue.

Cette durée d'embargo peut être précisée dans le contrat signé avec la maison d'édition ou l'éditeur de la revue concernée.

Par ailleurs, l’article 30 de la Loi pour une Répulique numérique donne les conditions temporelles de diffusion de votre postprint d'article scientifique, à partir de sa date de publication :

• Sans embargo si votre article est en accès libre et gratuit sur le site de la revue.
• En appliquant un embargo de 6 mois maximum pour les sciences, techniques et médecine et 12 mois maximum pour les sciences humaines et sociales.

Pour en savoir plus sur le cadre légal de la diffusion de vos articles, consultez le Mémo 2 !

Vérifier et compléter les métadonnées du document

Pour récupérer plus de métadonnées liés à votre publication, vous pouvez utiliser un identifiant unique qui lui est associé, comme le DOI (digital object identifier), affecté à tout article scientifique par son éditeur ou son institution.

Les informations descriptives, si elles sont disponibles, seront utilisées par HAL pour pré-remplir les métadonnées contenues dans la notice de votre dépôt.

Il ne vous reste plus qu’à les vérifier !

Les champs suivis d’une étoile rouge* (type de document, titre, domaine thématique, date de publication…) sont obligatoires.

Certains champs des notices d’articles de revues permettent de décrire et classer ces derniers de façon plus précise :

• Statut de l’article : paru / à paraître
• Audience de la revue : internationale / nationale / non spécifiée
• Comité de lecture : oui / non

Lien avec un jeu de données

Vous pouvez lier votre publication avec le jeu de données qui lui correspond : dans la section "Données associées", ajoutez l'identifiant DOI fourni par l'entrepôt où vos données sont archivées.

Projet(s) ANR ou Européens

Dans la section "Financements", vous pouvez rechercher le code du projet ANR ou le nom du projet auquel votre publication est liée. Un champ libre permet de détailler les origines du financement si nécessaire.

Modifier une notice ou ajouter un fichier

Si vous souhaitez faire des changements sur une notice que vous avez vous-même créée, vous pouvez intervenir directement sur cette dernière en utilisant les options à droite de l’écran afin de modifier les métadonnées ou déposer le fichier associé à la notice.

Si le dépôt a été effectué par un tiers (co-auteur, professionnel de la documentation…), cliquez sur « Demander la propriété », à droite de l'écran. Un mail automatique sera adressé au déposant qui pourra vous attribuer les droits de modification sur cette notice. Vous serez averti par mail dès qu’il aura accepté votre demande de partage de propriété.

Tutoriels vidéo

Consultez les tutoriels vidéo réalisés par le CCSD pour vous aider lors de votre dépôt dans HAL : https://doc.archives-ouvertes.fr/tutoriels-video/